Digitales Diktat einführen: worauf Kanzleien vor dem Start achten sollten

Die Einführung eines neuen Diktiersystems ist kein reines IT-Projekt. Sie verändert Abläufe zwischen Anwälten, Assistenz, Schreibdienst und IT.

Bestehende Abläufe aufnehmen

Vor der Auswahl einer Lösung sollte klar sein, wie heute diktiert, korrigiert und archiviert wird. Dazu gehören Diktiergeräte, Speicherorte, Aktenbezug, E-Mail-Übergaben, Schreibpools und Sonderfälle.

Anwender früh einbeziehen

Spracherkennung funktioniert am besten, wenn Diktanten und Korrekturkräfte wissen, wie sie mit der Lösung arbeiten sollen. Schulung und Pilotphase verhindern, dass alte Umwege in der neuen Software weiterleben.

Technische Umgebung prüfen

Server, Terminalserver, Citrix, lokale Windows-Clients, mobile Geräte und Kanzleisoftware beeinflussen die Lösung. Eine gute Einführung berücksichtigt diese Rahmenbedingungen von Anfang an.

Stufenweise starten

Gerade größere Kanzleien profitieren von einer Pilotgruppe. So lassen sich Workflows, Rollen und Vorlagen optimieren, bevor das System breit ausgerollt wird.