Systemvoraussetzungen und Installation

Diese Seite sammelt technische Grundlagen für Installation und Betrieb von Findentity.

Systemvoraussetzungen

Folgend werden die Mindestsystemvoraussetzungen für Findentity genannt:

• Prozessor: Mindestens Intel Dual Core mit 2 GHz oder äquivalenter AMD-Prozessor. Schnellere Prozessoren erzielen eine bessere Leistung.
• Freier Festplattenspeicher: 1 GB. Solid-State-Drive (SSD) für schnelles Laden empfohlen.
• Betriebssystem: Microsoft Windows 7 bis Windows 11 bzw. Windows Server 2008 R2 bis Windows Server 2022.
• Arbeitsspeicher: mindestens 4 GB RAM.
• Zum Ausführen der Add-Ins für Microsoft Office wird Microsoft Office 2000 oder höher als 32-Bit-Variante benötigt.
• Microsoft .NET Framework 4.7.2 oder höher.

Installation

Vorbereitungen

Vorversion von Findentity

Wenn auf dem Rechner Findentity bereits in einer Version kleiner als 6 installiert ist oder wenn Findentity Dictate Lite (egal welche Version) installiert ist, müssen Sie diese zuerst deinstallieren. Läuft dort mindestens Findentity-Version 6.0, können Sie dieses Setup als Update nutzen.

Wenn Sie die Software auf einem Windows Terminalserver oder unter Citrix installieren, beachten Sie dazu bitte unsere speziellen Anleitungen „Findentity Remote“, die wir Ihnen auf Wunsch gerne zur Verfügung stellen. Diese werden nach den Herstellern Grundig, Philips und Olympus unterschieden.

Microsoft Office

Wir empfehlen, dass Sie – falls noch nicht vorhanden – zuerst Microsoft Office und erst danach Findentity installieren, da das Findentity-Setup dann bereits erkennt, dass Office installiert ist und eine eventuelle Schnittstelle automatisch mitinstalliert.

Spracherkennung

Wir empfehlen, dass Sie – falls noch nicht vorhanden, aber gewünscht – zuerst die Spracherkennung Dragon und erst danach Findentity installieren, da das Findentity-Setup dann bereits erkennt, dass Dragon installiert ist und die Schnittstelle automatisch mitinstalliert.

Findentity ist mit folgenden Front-End Spracherkennungsprogrammen kompatibel:

• Dragon NaturallySpeaking 13 Professional und Legal

• Dragon 14 und 15 Professional und Legal Group

• Dragon 14 und 15 Professional und Legal Individual

• Dragon 16 Professional und Legal

• Dragon Medical Practice Edition 3 und 4

Des Weiteren ist eine Schnittstelle zur Findentity Back-End Spracherkennung enthalten. Die Serversoftware der Findentity Back-End Spracherkennung muss jedoch extra erworben werden.

Thax Software ist Value Added Reseller (VAR), Nuance Certified Premier Solutions Partner und Integrator für alle Dragon-Spracherkennungslösungen. Bitte fragen Sie uns, wenn Sie Interesse an Spracherkennung haben!

Netzwerk-Dateiordner

Es muss einen Netzwerk-Dateiordner geben, auf welchen alle Anwender Zugriff haben. Dieser wird i.d.R. auf Ihrem vorhandenen Dateiserver eingerichtet.

Datenbank

Für die Findentity Daten-, Benutzer- und Diktiergeräteverwaltung wird ein Microsoft SQL Server empfohlen –eine MDB-Datei (Access-Datenbank) sollte nur bei kleinen Installationen genutzt werden.

Möchten Sie die Diktiergeräteverwaltung in Findentity verwenden, wird ein Microsoft SQL-Server vorausgesetzt. Dieser muss nicht zwingend auf einem zentralen Server installiert werden – möglich ist auch eine lokale Installation von Microsoft SQL-Server Express Edition.

Sie können Microsoft SQL Server 2005 bis 2019 nehmen, Express-Edition ist ausreichend. Der SQL Server kann separat laufen oder ggf. auf der Maschine für die Back-End Spracherkennung, sofern eingesetzt, mitinstalliert werden.

Zur Installation und Konfiguration des Datenbankservers und Anlegen der Datenbank beachten Sie bitte die separate Anleitung „SQL Server 20XX installieren.pdf“ von Thax Software, bezogen auf die gewünschte Version 2005, 2008, 2012, 2014, 2016, 2017 oder 2019.

Die Angabe des Datenbankzugangs in Findentity ist im Kapitel 5.2 beschrieben.

Management-Datenbank

Es ist einstellbar, ob der Managementteil Benutzerverwaltung und Diktiergeräteverwaltung (Mgmt) in eine separate, landesweit einheitliche Datenbank ausgegliedert werden soll oder ob dieser Teil sich in der Standarddatenbank zusammen mit den Diktat-Metadaten (Dikt) befindet – dies ist der Standard.

Die Angabe einer separaten Management-Datenbank ist derzeit nur über Registry-Einträge wie folgt möglich:

Alle notwendigen Werte zum Zugriff auf die SQL-Datenbank sind in der Registry unter dem Schlüssel „HKEY_CURRENT_USER\Software\Thax Software\Findentity\DocInfo“ abgelegt, und zwar in folgenden Werten. Nicht alle Werte müssen befüllt sein bzw. existieren, einige sind optional. SqlPassword ist verschlüsselt.

• SqlServer

• SqlDatabase

• SqlUsername

• SqlPassword

• SqlLogin

• SqlPort

• SqlProvider

• SqlConnectionString

Diese Werte setzen Sie normalerweise nicht selber über die Registry, sondern über die Programmoberfläche. Gehen Sie dazu in Findentity Arbeitsplatz auf Programmeinstellungen SQL-Server.

Um eine abweichende Management-Datenbank festzulegen, duplizieren Sie die o. g. Werte – sofern vorhanden –, stellen im Namen jedes Wertes jedoch die Präfix „Mgmt“ voran. D. h. Sie legen die Werte „MgmtSqlServer“, „MgmtSqlDatabase“ etc. an und tragen dabei ggf. abweichende Daten ein.

Somit sind drei Szenarien möglich (L = landesweite Datenbank, B = behördenbezogen eigene Datenbank):

Szenario	Beschreibung	Mgmt	Dikt
1	Behördenbezogen	B	B
2	Aufteilung	L	B
3	Landesweit	L	L

Zu Szenario 1:

Jede Behörde hat eine eigene Datenbank, die aber durchaus auf Ihren zentralen SQL-Servern im Rechenzentrum liegen kann. Es gibt keine Möglichkeit einer landesweit zentralen Verwaltung, da sowohl Management-Daten als auch Diktat-Daten zusammen in der behördenbezogenen Datenbank liegen. Jede Behörde würde die Lösung eigenständig verwalten.

Zu Szenario 2:

Jede Behörde hat eine eigene Datenbank für die Diktate, die aber durchaus auf Ihren zentralen SQL-Servern im Rechenzentrum liegen kann. Die Management-Daten werden jedoch in eine separate Datenbank ausgegliedert. Wenn alle Behörden für die Management-Daten diese eine zentrale Datenbank verwenden, können diese somit landesweit zentral verwaltet werden, gleichzeitig aber auch von den lokalen Administratoren für ihre jeweilige Behörde verwaltet werden.

Zu Szenario 3:

Dies entspricht technisch dem Szenario 1, da sich Management-Daten und Diktat-Daten zusammen in einer Datenbank befinden. Im Gegensatz zu Szenario 1 gibt es hier jedoch nicht pro Behörde eine eigene Datenbank, sondern es wird eine landesweite Datenbank für sämtliche Installationen verwendet. Die Sichtbarkeit von Diktaten muss über die Anlage von Mandanten, Zugriffsrechte oder Profile für Benutzer/Gruppen geregelt werden, sodass es auch bei dieser Variante möglich ist, dass Diktate nur in der zugehörigen Behörde aufgelistet werden.

Für eine schnellere Ausführung der Software und zur Vermeidung von Fehlkonfigurationen, die dazu führen könnten, dass Diktat-Metadaten in einer anderen Behörde sichtbar sind, raten wir von diesem Szenario ab und empfehlen Szenario 1 oder 2.

Berechtigungskonzept auf Gruppenebene bei Verwendung einer Datenbank

Erstellen Sie zunächst, falls noch nicht vorhanden, alle benötigten Gruppen im AD mit den zugehörigen Mitgliedern. Über die AD-Anbindung (s. Kap. 5.5.2.4 Active Directory) können die Gruppen und Mitglieder synchronisiert werden.

Trennung der Diktatablage durch individuelle Ordner auf Gruppenebene

Legen Sie ein neues Profil mit dem Namen der obersten Instanz, z. B. Fachdienst, Abteilung o. ä., an. Geben Sie ggf. einen eigenen Pfad für das Profil an. Definieren Sie mindestens ein Feld mit einem eindeutigen Namen wie z.B. „Fachdienst“ oder „Abteilung“ vom Typ Text. Haken Sie die Parameter „Dateneingabe erforderlich“, „Duplikate nicht erlaubt“ sowie „Aktenordner“ an.

Klicken Sie auf Standardrechte und wechseln Sie die Berechtigungsgrundlage von profilbasierten Rechten auf datensatzbasierte Rechten. Entziehen Sie alle Rechte auf Benutzer- und auf Gruppenebene, so dass zunächst nur der Ersteller Berechtigungen erhält und speichern Sie das Profil. Über das Lupensymbol kommen Sie zur Suchmaske, hier haben Sie die Möglichkeit per Rechtsklick einen neuen Datensatz anzulegen. Nach der Anlage öffnen Sie die Akte und wechseln Sie in die Benutzerverwaltung. Klicken Sie auf „Gruppen“ und wählen Sie die dazugehörige Gruppe aus, nun können Sie für die Gruppe eine individuelle Diktatakte durch Klick auf „Setzen“ zuweisen. Wiederholen Sie diese Schritte, bis allen Gruppen individuelle Akten(gruppen) zugewiesen wurden.

Anlegen von Zugriffsberechtigungen auf Programmebene

Öffnen Sie die klassische Suchmaske, listen Sie alle Einträge auf. Mit Rechtsklick auf den ersten Eintrag definieren Sie die gewünschten Rechte auf der zugehörigen Gruppenebene. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Aktengruppen.

Anlegen von Zugriffberechtigungen auf Windowsebene

Zusätzlich zur Findentity-Berechtigungsstruktur sollten die entsprechenden Rechte auch auf Windows-Sicherheitsebene gesetzt werden, so dass unbefugte Benutzer nicht über das Dateisystem Zugriff erhalten können.

SBC-Umgebung

Möchten Sie Findentity mit Diktiertechnik auf einem Citrix- oder Terminalserver bzw. als veröffentlichte Anwendung nutzen, beachten Sie unsere speziellen Installationsanleitungen je nach Diktiertechnik-Hersteller:

• Findentity Remote (Grundig).pdf

• Findentity Remote (Olympus).pdf

• Findentity Remote (Philips).pdf